รูปแบบใบกำกับภาษี

1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนโดยทั่วไป มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจะต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้ (มาตรา 86/4)
(1) คำว่า “ใบกำกับภาษี”
(2) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ
(3) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ขายสินค้าหรือให้บริการ
(4) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ
(5) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
(6) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
(7) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณและมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ
(8) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการให้ชัดแจ้ง
กรณีที่มีการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ และผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ออกใบกำกับภาษี / ใบส่งของ อยู่ในฉบับเดียวกัน โดยส่งมอบสำเนาใบกำกับภาษี / ใบส่งของให้กับผู้ซื้อพร้อมกับการส่งมอบสินค้า ส่วนต้นฉบับของใบกำกับภาษี / ใบส่งของ จะส่งมอบให้กับผู้ซื้อต่อเมื่อได้รับชำระราคาค่าสินค้า กรณีนี้ถือว่ามิได้ปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องส่งมอบต้นฉบับของใบกำกับภาษี (เอกสารฉบับแรก) ให้กับผู้ซื้อเมื่อมีการส่งมอบสินค้า
สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งของที่ผู้ซื้อได้รับ ผู้ซื้อจะนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอหักภาษีซื้อไม่ได้
ในทางปฏิบัติ หากผู้ประกอบการต้องการเก็บต้นฉบับใบส่งของไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการฟ้องคดีกรณีผู้ซื้อไม่ชำระราคาค่าสินค้า ผู้ประกอบการควรออกใบกำกับภาษีแยกต่างหากจากใบส่งของและส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษี พร้อมทั้งสำเนาใบส่งของให้กับผู้ซื้อเมื่อมีการส่งมอบสินค้า โดยเก็บต้นฉบับใบส่งของไว้เพื่อเป็นหลักประกันในการชำระหนี้ หรือเพื่อความสะดวก ผู้ประกอบการอาจออกใบกำกับภาษีและใบส่งของอยู่ในเอกสารชุดเดียวกัน โดยถือปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีแบบเป็นชุด ก็ได้
2. ใบกำกับภาษีที่มีลักษณะเป็นแบบเอกสารออกเป็นชุด ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีความประสงค์จะออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปรวมกับเอกสารการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีจำนวนหลายฉบับในชุดเดียวกัน และใบกำกับภาษีไม่ใช่เอกสารฉบับแรก ให้ปฏิบัติดังต่อไปนี้
(1) ในเอกสารฉบับแรกของเอกสารชุดดังกล่าว หรือในเอกสารฉบับอื่นที่มิใช่ฉบับแรก แต่เป็นต้นฉบับของเอกสารฉบับอื่นใดก็ตาม ซึ่งมิใช่ฉบับที่เป็นใบกำกับภาษี จะต้องมีข้อความว่า “ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” ไว้ในเอกสารฉบับนั้นด้วย
(2) ในเอกสารทุกฉบับของเอกสารชุดดังกล่าว จะต้องมีข้อความว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไว้ด้วย
(3) ในเอกสารฉบับที่ถือว่าเป็นสำเนาของเอกสารฉบับอื่นจะต้องมีข้อความว่า “สำเนา” ไว้ทุกฉบับ
ข้อความตาม (1) ถึง (3) ดังกล่าวข้างต้น จะต้องตีพิมพ์ขึ้นหรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ในกรณีจัดทำใบกำกับภาษีขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับ จะประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือกระทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันไม่ได้
3. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการที่มิใช่สำนักงานใหญ่ได้นำใบกำกับภาษีของสถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ไปส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือการให้บริการ จะต้องมีข้อความว่า “สาขาที่ออกใบกำกับคือ…..” ไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว โดยข้อความดังกล่าวจะตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ประทับด้วยตรายางเขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วย วิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้
4. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียน ซึ่งประกอบกิจการสถานบริการน้ำมัน ได้ขายน้ำมันเชื้อเพลิงหรือได้ขายสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับรถยนต์ ที่ต้องจดทะเบียนตามกฎหมายว่าด้วยรถยนต์ จะต้องระบุ “เลขทะเบียนรถยนต์” ไว้ในใบกำกับภาษี โดยข้อความดังกล่าวจะตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วย วิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้
5. กรณีของการฝากขายสินค้าตามสัญญาการตั้งตัวแทนเพื่อขายสินค้า ซึ่งตัวการและตัวแทนเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 10 หรือร้อยละ 0 และทำสัญญาตั้งตัวแทนเพื่อขายสินค้า โดยตัวการได้ส่งมอบสัญญาให้แก่เจ้าพนักงานสรรพากรภายใน 15 วันนับแต่วันทำสัญญาตั้งตัวแทน เมื่อตัวแทนได้ขายสินค้าให้กับผู้ซื้อ ตัวแทนต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปในนามของตัวการ โดยตัวแทนต้องระบุชื่อ ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนด้วย
6. กรณีได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร ให้ออกใบกำกับภาษีเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศ จะต้องระบุอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศเป็นเงินตราไทยไว้ในใบกำกับภาษี โดยอัตราแลกเปลี่ยนดังกล่าว จะต้องตีพิมพ์ จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้ (อัตราแลกเปลี่ยน ให้ใช้อัตราอ้างอิงประจำวันที่ธนาคารแห่งประเทศไทย ประกาศไว้เป็นอัตราแลกเปลี่ยนของวันถัดไป ตามมาตรา 9 แห่งประมวลรัษฎากร

1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขาย หักด้วยภาษีซื้อ
2. ผู้ขายทอดตลาดที่มิใช่ส่วนราชการ ซึ่งขายทอดตลาดทรัพย์สินของผู้ประกอบการจดทะเบียน โดยให้ผู้ขายทอดตลาด ออกใบกำกับภาษีในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน เจ้าของทรัพย์สิน (มาตรา 86/3 และคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.87/2542)
3. ตัวแทนในราชอาณาจักร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนในราชอาณาจักร โดยมีการตั้งตัวแทน เพื่อขาย และได้ส่งมอบสินค้าให้ตัวแทนแล้ว ทั้งนี้ เฉพาะสัญญาการแต่งตั้งตัวแทน เพื่อขายตามประเภทของสินค้า และเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี (มาตรา 86 วรรคสี่)
4. ตัวแทนในราชอาณาจักร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักร ตัวแทน จะออกใบกำกับภาษี ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักรได้ ต่อเมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนนอกราชอาณาจักร ได้ยื่นคำขออนุมัติตามระเบียบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (มาตรา 86/2)
5. ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักร และเข้ามาประกอบกิจการขายสินค้า หรือให้บริการในราชอาณาจักรเป็นครั้งคราว โดยได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกรม-สรรพากรกำหนด (มาตรา 85/3 และมาตรา 86 วรรคสอง)
6. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ถูกขีดชื่อออกจากทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเลิกประกอบกิจการ หรืออธิบดีสั่งเพิกถอนการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อธิบดีกรมสรรพากรจะอนุญาตให้ ผู้ประกอบการที่ถูกขีดชื่อ ออกจากทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มดังกล่าว ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ต่อไปเป็นการชั่วคราวจนกว่าจะหยุดประกอบกิจการ โดยต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (มาตรา 86/11)
7. ผู้ประกอบการที่ประกอบกิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ได้แจ้งขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และได้รับอนุมัติให้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหักด้วยภาษีซื้อในแต่ละเดือนภาษี (มาตรา 82/3)