1.1 ความหมายของการบัญชี (Book Keeping )

การบัญชี (Book Keeping) หมายถึง การจดบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ เกี่ยวกับการรับ – จ่ายเงิน หรือสิ่งของที่กำหนดมูลค่าเป็นเงินไว้เป็นหลักฐานไว้ในสมุดบัญชีอย่างสม่ำเสมอ จัดแยกประเภทต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบถูกต้องตามหลักการ และแสดงผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของกิจการในระยะเวลาหนี่งได้ เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน ตลอดจนการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานนั้น ซึ่งการบัญชีนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาการบัญชี (Accounting)
1.2 ความหมายของวิชาการบัญชี (Accounting)
ความหมาย วิชาบัญชี ในทางธุรกิจ หมายถึง การบันทึกรายการค้าและเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องอันที่จะทำให้สามารถบันทึกรายการนั้น ๆ ได้
การบัญชีได้แก่
1. การออกแบบและวางระบบบัญชี
2. การจดบันทึกรายการค้า
3. กรจัดทำงบการเงิน
4. กรตรวจสอบบัญชี
5. การบัญชีเกี่ยวกับภาษีอากร
6. การจัดทำงบประมาณ
7. การบัญชีต้นทุน
8. การควบคุมภายใน
9. การตรวจสอบโดยเฉพาะ
1.3 การบัญชีมีจุดประสงค์ดังนี้
1. เพื่อจดบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่กิดขึ้นโยเรียงลำดับก่อนหลังและจำแนกประเภทของรายการค้าไว้อย่างสมบูรณ์
2. เพื่อให้การจดบันทึกรายการค้านั้นถูกต้อง เป็นตามหลักการบัญชและตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี
3. เพื่อแสดงผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาหนึง และแสดงฐานะการเงินของกิจการในระยะเวลาหนึ่ง
1.4 ประโยชน์ของข้อมูลการบัญชี
ประโยชน์ของการบัญชีพอสรุปได้ดังนี้
1. ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถ ควบคุมดูแล รักษาสินทรัพย์ของกิจการได้
2. ช่วยให้ทราบผลการดำเนินงานของกิจการ ในระยะเวลาใดเวลาหนึ่งว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด
3. ช่วยให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ว่ามีสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของเป็นจำนวนเงินเท่าใด
4. ข้อมูลทางการบัญชีเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร ช่วยในการกำหนดนโยบายในการวางแผนและช่วยในการตัดสินใจต่าง ๆ
ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ข้อมูลทางบัญชีที่จดบันทึกไว้ สามารถช่วยในการตรวจสอบหาข้อผิดพลาด ในการดำเนินงานได้
1.5 ประวัติและความเป็นมาของการบัญชี
การบัญชี แบ่งออกเป็น 3 ยุค ตามระยะเวลาที่เปลี่ยนแปลงดังนี้
1. ยุคก่อนระบบบัญชีคู่ เกิดขึ้นก่อน ค.ศ. 3000 ปี จนถึงศตวรรษที่ 13 มีการจดบันทึกข้อมูลทางบัญชี เนื่องจากการลงทุนในการค้า สภาพเศรษฐกิจและการเมืองจากระบบการแลกเปลี่ยนมาเป็นระบบการซื้อขาย และมีการพัฒนาทางเทคโนโลยี การจัดบันทึกข้อมูลทางบัญชีในยุคนี้ได้จดบันทึกไว้บนแผ่นขี้ผึ้ง
2. ยุคระบบบัญชีคู่ (Double Entry Book – keeping) ในปลายศตวรรษที่ 13 ในยุคนี้มีการลงทุนทางการค้าในรูปของการค้าร่วม หรือห้างหุ้นส่วน เริ่มมีการก่อตั้งธนาคารมีเรือใบในการขนส่งสินค้า และมีการพิมพ์หนังสือลงในกระดาษ ค.ศ. 1202 ได้ค้นพบการจัดบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ทีสมบูรณ์ชุดแรก ที่เมืองเจนัว ประเทศอิตาลี ในปี ค.ศ. 1340 ซึ่งเป็นศูนย์กลางทางการค้า ต่อมาในศตวรรษที่ 15 อิตาลีเริ่มเสื่อมอำนาจลงศูนย์การค้าได้เปลี่ยนไปยังประเทศในยุโรป เช่น สเปน โปรตุเกส และเนเธอร์แลนด์การบันทึกข้อมูลทางบัญชีในยุคนี้ได้มีการหาผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นงวดบัญชี
3. ยุคปัจจุบันในศตวรรษที่ 20 มีการปฏิวัติอุตสาหกรรมทำให้ความต้องการทางบัญชีมีมากขึ้น และวัตถุประสงค์ของข้อมูลทางบัญชีเปลี่ยนไปจากเดิมผู้บริหารเป็นผู้ใช้ข้อมูลมาเป็นผู้ลงทุนเจ้าหนี้ และรัฐบาลเป็นผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี
1.6 ข้อแนะนำในการเรียนบัญชีมีหลักเกณฑ์ดังนี้
1. ควรอ่านเนื้อหาวิชาการบัญชีแต่ละเรื่อง โดยละเอียดอย่างน้อย 2 ครั้งเนื้อหาตอนใดไม่เข้าใจต้องสอบถามผู้สอนทันที่ อย่าปล่อยให้เลยไป มิฉะนั้นจะไม่เข้าใจในเรื่องต่อ ๆ ไป
2. ทำแบบฝึกหัดทุกข้อด้วยตนเอง เพื่อฝึกฝนให้การทำงานนั้น มีประสิทธิภาพถูกต้องรวดเร็ว และแม่นยำ
3. ในการเขียนตัวหนังสือและตัวเลข นักบัญชีที่ดีควรเขียนให้ชัดเจนอ่านง่าย และสะอาดเรียบร้อย
4. คุณสมบัติที่จำเป็นในการทำบัญชี คือต้องมีความละเอียดรอบคอบ และความถูกต้องแม่นยำในตัวเลข
5. ต้องฝึกหัดให้เป็นผู้ทีทำงานได้รวดเร็วและไม่ผิดพลาด
6. ฝึกให้มีความเชื่อมั่นในตนเอง

ผู้บริหารส่วนใหญ่มักไม่ค่อยให้ความสนใจกับการจัดทำบัญชี และยกภาระด้านบัญชีทั้งหมดให้กับผู้จัดการบัญชี หรือสำนักงาน บัญชีภายนอก ซึ่งมักจะรับผิดชอบจัดทำบัญชีให้สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ของทางการ เพื่อส่งสรรพากรเท่านั้น กว่าผู้บริหารจะหันมา ให้ความสนใจ ธุรกิจก็ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องแล้ว หรือเมื่อเห็นโอกาสที่จะเติบโตขยายธุรกิจ ก็จะไม่มีเงินเหลือพอที่จะลงทุน โดยแท้จริงแล้ว ผู้บริหารควรให้ความสนใจกับข้อมูลทางงบการเงินของบริษัทเป็นอย่างยิ่ง ถึงแม้จะไม่เข้าใจวิธีการลงบัญชีก็ตาม เพราะสิ่งเหล่านี้จะช่วยในการวิเคราะห์ผลประกอบการในอดีตที่ผ่านมา ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็งทางการเงินขององค์กร และเป็น แนวทางในการตัดสินใจกำหนดแผนงานในอนาคต
การบัญชีที่ทำขึ้นเพื่อให้บุคคลภายนอกนำข้อมูลทางบัญชีหรืองบการเงินไปใช้นี้ เรียกว่า การบัญชีการเงิน (Financial Accounting) ซึ่งจะจัดทำขึ้นโดยใช้ หลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (GAAP) ซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกันทุกกิจการ
แต่การบัญชีที่ทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทางบัญชี หรือ รายงานสำหรับฝ่ายบริหาร เพื่อให้ผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ วางแผน ติดตามผล และควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงาน รวมทั้งการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานของกิจการ การบัญชีลัักษณะนี้ เรียกว่า การบัญชีบริหาร (Managerial Accounting) ซึ่งข้อมูลที่นำมาใช้จะมีทั้งข้อมูลทางการเงินและข้อมูล ที่ไม่ใช่เป็นตัวเงินที่ เกิดขึ้นจริง

ผู้ทำบัญชีจะต้องมีการพัฒนาความรู้ต่อเนื่องทางวิชาชีพ (CPD ย่อมาจาก Continuing Professional Development) เพื่อคงสถานะความรู้ทางวิชาชีพไว้ตลอดเวลา รวมทั้งเพิ่มพูมความรู้ใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ในการทำบัญชี ทั้งในปัจจุบัน และอนาคต
โดยจะต้องนับชั่วโมงให้ได้ไม่น้อยกว่า 27 ชั่วโมงในรอบ 3 ปี ทั้งนี้ใน 27 ชั่วโมงนั้น จะต้องมีเนื้อหาที่เกี่ยวกับการบัญชีไม่น้อยกว่า 18 ชั่วโมง และเรื่องอื่น ๆ อีก 9 ชั่วโมง โดยเฉลี่ยในรอบ 1 ปีจะต้องมีการพัฒนาความรู้ไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง นอกจากนี้การเป็นวิทยากรสามารถนับได้ 3 เท่าของชั่วโมงบรรยาย โดยไม่ให้นับซ้ำหัวข้อเดิมในทุกรอบ
3 ปี และการเป็นอาจารย์ในสถาบันการศึกษา นับได้วิชาละ 9 ชั่วโมงโดยไม่ให้นับซ้ำหัวข้อเดิมในทุกรอบ 3 ปี

บัญชีที่ต้องจัดทำ
1. บุคคลธรรมดา หรือห้างหุ้นส่วนที่มิได้จดทะเบียนที่ประกอบธุรกิจ เป็นผู้ผลิต ผู้จำหน่าย ผู้มีไว้เพื่อจำหน่าย ผู้นำเข้ามาในราชอาณาจักร หรือผู้ส่งออกไปนอกราชอาณาจักร ซึ่งสินค้าประเภทแถบเสียง แถบวีดีทัศน์และแผ่นซีดี ต้องจัดทำบัญชีสินค้า นับแต่วันที่เริ่มต้นประกอบกิจการ
2. ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบกิจการในในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร ต้องจัดทำบัญชี ดังต่อไปนี้
2.1 บัญชีรายวัน
(1) บัญชีเงินสด
(2) บัญชีธนาคาร แยกเป็นแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร
(3) บัญชีรายวันซื้อ
(4) บัญชีรายวันขาย
(5) บัญชีรายวันทั่วไป
2.2 บัญชีแยกประเภท
(1) บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ หนี้สินและทุน
(2) บัญชีแยกประเภทรายได้และรายจ่าย
(3) บัญชีแยกประเภทลูกหนี้
(4) บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้
3. บัญชีสินค้า
4. บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่นและบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นแก่การทำบัญชีของธุรกิจ
ข้อปฏิบัติในการลงรายการในบัญชี
1. ลงรายการในบัญชีเป็นภาษาไทย หรือจะลงเป็นภาษาต่างประเทศก็ได้ แต่ต้องมีภาษาไทยกำกับหรือจะลงรายการเป็นรหัสบัญชีก็ได้แต่ต้องมีคู่มือคำแปลรหัสที่เป็นภาษาไทยไว้
2. ต้องลงรายการในบัญชีด้วยหมึก หรือดีดพิมพ์ หรือตีพิมพ์ หรือวิธีอื่นใดที่ให้ผลทำนองเดียวกัน
3. ต้องมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่สามารถแสดงความถูกต้องและครบถ้วนของรายการบัญชีและเป็นที่เชื่อถือได้
4. รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือ เอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
3. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเองทั้งนี้เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีข้อความและรายการตามที่กำหนด
การลงรายการในบัญชีรายวันและบัญชีสินค้าต้อง
1. มีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีทุกรายการและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีนั้นต้องสามารถแสดงความถูกต้องครบถ้วนของรายการบัญชีทุกรายการตามความเป็นจริงและเป็นที่เชื่อถือได้
2. ใช้เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีในลำดับที่ 1 หรือ 2 แล้วแต่กรณีก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงให้ใช้เอกสารในลำดับที่ 3

งานในวิชาชีพบัญชีสามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. งานบัญชีของธุรกิจ (Private Accounting) คือ งานบัญชีที่นักบัญชีที่รับทำให้แก่องค์การธุรกิจเอกชนทั่วไป โดยนักบัญชีมีฐานะเป็นพนักงานของกิจการนั้น ๆ ซึ่งตำแหน่งของนักบัญชีเหล่านี้ได้แก่ ผู้อำนวยการบัญชี สมุห์บัญชี พนักงานบัญชี เป็นต้น และลักษณะงานที่ทำได้แก่ การวางรูประบบบัญชี การบัญชีต้นทุน การพยากรณ์ทางการเงิน การตรวจสอบภายใน การบัญชีภาษีอากร การบัญชีเพื่อการบริหาร เป็นต้น
2. งานบัญชีสาธารณะ (Public Accounting) คือ งานบัญชีที่เป็นอิสระ ไม่เป็นลูกจ้างใคร ดำเนินการให้บริการทางด้านการบัญชีให้แก่ลูกค้า เช่น การสอบบัญชี บริการด้านภาษี การจัดทำบัญชี และบริการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับงานด้านบัญชี เป็นต้น ซึ่งนักบัญชีอิสระที่ทำงานแขนงนี้จะต้องได้รับอนุญาตตามกฎหมายเสียก่อน
3. งานบัญชีของรัฐบาล (Governmental Accounting) คือ งานบัญชีที่นักบัญชีรับทำให้กับหน่วยงานรัฐบาลโดยนักบัญชีมีฐานะเป็นข้าราชการประจำของหน่วยงานราชการนั้น ลักษณะของงานที่ทำคือดูแลรับผิดชอบในการบันทึกรายการทางการบัญชีและทะเบียนต่าง ๆ ส่วนใหญ่เป็นการบันทึกรายการทางการบัญชีในลักษณะที่มิได้มุ่งแสวงหากำไร และการบัญชีของส่วนราชการจะมีกรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลัง เป็นผู้วางระเบียบและระบบของการบัญชีไว้ โดยหน่วยงานของรัฐบาลทุกหน่วยงานจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
สถาบันวิชาชีพทางการบัญชีในประเทศไทย
ในประเทศไทยมีสถาบันที่เกี่ยวข้องกับวิชาชีพทางการบัญชีอยู่ 2 สถาบัน ที่ทำหน้าที่ควบคุมดูแลการจัดทำบัญชีของธุรกิจต่าง ๆ ให้เป็นไปในมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์กับทุกฝ่ายที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชี คือ
1. สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย มีหน้าที่ในการกำหนดมาตรฐานในการจัดทำบัญชีและมาตรฐานในการสอบบัญชี เพื่อให้นักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยได้ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติ
2. คณะกรรมการควบคุมการประกอบวิชาชีพสอบบัญชี (ก.บช.) มีหน้าที่ในการออกข้อบังคับ กฎเกณฑ์ และข้อกำหนด ในการออกใบอนุญาตประกอบวิชาชีพสอบบัญชีให้แก่นักบัญชีที่ต้องการเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต