ผู้บริหารส่วนใหญ่มักไม่ค่อยให้ความสนใจกับการจัดทำบัญชี และยกภาระด้านบัญชีทั้งหมดให้กับผู้จัดการบัญชี หรือสำนักงาน บัญชีภายนอก ซึ่งมักจะรับผิดชอบจัดทำบัญชีให้สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ของทางการ เพื่อส่งสรรพากรเท่านั้น กว่าผู้บริหารจะหันมา ให้ความสนใจ ธุรกิจก็ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องแล้ว หรือเมื่อเห็นโอกาสที่จะเติบโตขยายธุรกิจ ก็จะไม่มีเงินเหลือพอที่จะลงทุน โดยแท้จริงแล้ว ผู้บริหารควรให้ความสนใจกับข้อมูลทางงบการเงินของบริษัทเป็นอย่างยิ่ง ถึงแม้จะไม่เข้าใจวิธีการลงบัญชีก็ตาม เพราะสิ่งเหล่านี้จะช่วยในการวิเคราะห์ผลประกอบการในอดีตที่ผ่านมา ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็งทางการเงินขององค์กร และเป็น แนวทางในการตัดสินใจกำหนดแผนงานในอนาคต
การบัญชีที่ทำขึ้นเพื่อให้บุคคลภายนอกนำข้อมูลทางบัญชีหรืองบการเงินไปใช้นี้ เรียกว่า การบัญชีการเงิน (Financial Accounting) ซึ่งจะจัดทำขึ้นโดยใช้ หลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (GAAP) ซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกันทุกกิจการ
แต่การบัญชีที่ทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทางบัญชี หรือ รายงานสำหรับฝ่ายบริหาร เพื่อให้ผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ วางแผน ติดตามผล และควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงาน รวมทั้งการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานของกิจการ การบัญชีลัักษณะนี้ เรียกว่า การบัญชีบริหาร (Managerial Accounting) ซึ่งข้อมูลที่นำมาใช้จะมีทั้งข้อมูลทางการเงินและข้อมูล ที่ไม่ใช่เป็นตัวเงินที่ เกิดขึ้นจริง

1.เป็นเครื่องมือวัดความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ
การทำบัญชี จะทำให้กิจการ ทราบผลการดำเนินงาน ฐานะทางการเงินของธุรกิจ และ ความมั่นคงของธุรกิจ โดยในการจัดทำบัญชีนั้น จะบันทึกบัญชีรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ เช่น การลงทุน รายรับ และ รายจ่าย ที่เป็นของกิจการนั้น โดยไม่นำส่วนที่เป็นของส่วนตัว(ส่วนของเจ้าของ) เข้ามาบันทึกด้วย เมื่อมีการบันทึกรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นแล้ว ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้นั้น จะสามารถนำมาจัดทำเป็นรายงานทางการเงินได้ เช่น งบดุล และ งบกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นภาพสะท้อนในการดำเนินธุรกิจ ดังนี้ คือ
งบกำไรขาดทุน จะสะท้อนภาพผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ว่า กิจการมีรายได้หรือค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเท่าไร มีผลกำไรหรือขาดทุน นอกจากนี้ยังช่วยในการประเมินถึงความสามารถในอนาคตได้อีกด้วย เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มการเติบโตของรายได้
งบดุล จะสะท้อนภาพฐานะทางการเงินของกิจการ ได้แก่ ทรัพย์สิน หนี้สิน และ ส่วนของเจ้าของ ว่ามีความมั่นคงมากน้อยแค่ไหน สินทรัพย์ที่มีอยู่จะบ่งบอกศักยภาพในการเจริญเติบโตและความสามารถทางการแข่งขันของธุรกิจในอนาคต นอกจากนี้ยังแสดงถึงสภาพคล่องและความเสี่ยงในขณะนั้น
งบกระแสเงินสด จะสะท้อนภาพการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ โดยแบ่งเป็น 3 กิจกรรมคือ
- กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน
- กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน
- กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน
โดยตัวเลขที่ปรากฏในงบการเงิน จะสามารถนำมาวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนทางการเงิน เพื่อวัดผลสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ เช่น การวัดสภาพคล่องของธุรกิจ การวัดประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์ การวัดความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ และ ความสามารถในการชำระหนี้ เป็นต้น
ตัวอย่าง อัตราส่วนทางการเงินที่สำคัญ
การวัด
วัดจาก
วิธีการคำนวณ
ความหมายแสดงถึง

สภาพคล่อง
อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียน (เท่า)
สินทรัพย์หมุนเวียน

หนี้สินหมุนเวียน
กิจการมีสินทรัพย์หมุนเวียนมากพอที่จะชำระหนี้ได้เพียงใด

ประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์
อัตราหมุนเวียนของลูกหนี้(เท่า)
ยอดขายเชื่อสุทธิ

ลูกหนี้เฉลี่ย
ความสามารถในการบริหารลูกหนี้ ว่าสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้เพียงใด

อัตราหมุนเวียนของสินค้า(เท่า)
ต้นทุนขายสินค้า

สินค้าคงเหลือเฉลี่ย
ความสามารถในการบริหารงานขาย ว่าสินค้าขายได้เร็วเพียงใด

ความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ
อัตราผลตอบแทนจากสินทรัพย์ทั้งหมด (%)
กำไรสุทธิ *100

สินทรัพย์ทั้งหมด
ระดับผลตอบแทนต่อสินทรัพย์รวม

อัตราผลตอบแทนจากส่วนของผู้ถือหุ้น (%)
กำไรสุทธิ *100

ส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด
ระดับผลตอบแทนต่อส่วนของเจ้าของ(ผู้ถือหุ้น)

ความสามารถในการชำระหนี้
ความสามารถในการจ่ายดอกเบี้ย (เท่า)
กำไรก่อนหักภาษีและดอกเบี้ยจ่าย

ดอกเบี้ยจ่าย
ความสามารถในการชำระดอกเบี้ยเงินกู้

2. เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผนและตัดสินใจของธุรกิจ
ข้อมูลบัญชีจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ โดยประเมินจากข้อมูลเหตุการณ์ในอดีต ปัจจุบันและ อนาคต ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรายงานวิเคราะห์ต่างๆ อันเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บริหารงานสามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยในการพยากรณ์เหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดในอนาคตได้อย่างมีทิศทาง และ ความเชื่อมั่นสูง สามารถนำมาวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของการลงทุนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ดังนั้น หากมีข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง ทำให้สามารถพัฒนากิจการให้เจริญก้าวหน้าอย่างยั่งยืน
3. เพื่อเป็นเครื่องมือในการวางแผนกำไร และ ควบคุมค่าใช้จ่ายของบริษัท
เนื่องจากในการทำบัญชีอย่างถูกต้อง จะทำให้กิจการทราบจำนวนต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และสามารถคำนวณต้นทุนของสินค้าและบริการของกิจการได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจกำหนดราคาสินค้า หรือ บริการของธุรกิจ ช่วยในการควบคุมต้นทุนการผลิตและค่าใช้จ่ายต่างๆ ให้เป็นไปตามประมาณการที่ได้กำหนดไว้ และสามารถนำไปวิเคราะห์ ปรับปรุงรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออก รวมถึงช่วยในการวางแผนการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสมกับทรัพยากรที่กิจการมีอยู่ นอกจากนี้การบันทึกบัญชีจะทำให้สามารถตรวจสอบหาหลักฐานในการเบิกจ่ายแต่ละครั้ง จึงช่วยลดปัญหาในการเบิกจ่ายซ้ำซ้อนได้
4. เพื่อเป็นเครื่องมือในการหาแหล่งเงินทุน
ในการจัดทำบัญชีจะทำให้เราได้รายงานทางเงินที่ใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อทางธุรกิจต่าง ๆ อันเป็นหลักฐานในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับเจ้าหนี้และสถาบันการเงิน เช่น เมื่อเราต้องการเงินทุนเพิ่มก็สามารถนำรายงานทางการเงินนั้นไปเป็นข้อมูลประกอบในการขอสินเชื่อกับธนาคาร หรือ เจ้าหนี้เงินกู้ โดยธนาคาร หรือ เจ้าหนี้เงินกู้ จะใช้รายงานทางการเงินของกิจการ เพื่อพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ จากความน่าเชื่อถือ และ ความสามารถในการชำระหนี้ของผู้ขอกู้ยืม รวมถึงกำหนดอัตราดอกเบี้ยที่เหมาะสมกับความเสี่ยงที่ผู้ให้กู้จะได้รับ อันก่อให้เกิดประโยชน์ในการที่จะทำให้กิจการจะได้รับวงเงินกู้ที่ต้องการ และ จ่ายดอกเบี้ยในอัตราที่เหมาะสม
5. เพื่อให้กิจการมีระบบการควบคุมภายในที่ดี และ เป็นสัญญาณเตือนภัยของกิจการ
การมีระบบบัญชีที่ดี จะทำให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีที่ช่วยให้กิจการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น เนื่องจากข้อมูลทางการเงิน ตลอดจนรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้น จะต้องมีหลักฐานที่สามารถยืนยันถึงที่มาที่ไปซึ่งจะทำให้โอกาสที่จะเกิดการทุจริตสามารถทำได้ยากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ข้อมูลทางบัญชีก็ยังสามารถนำมาวิเคราะห์หาสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้น หาจุดบกพร่อง จุดอ่อน และจุดรั่วไหลได้ ซึ่งจะเป็นสัญญาณเตือนภัยให้กิจการ ได้วางแผน เตรียมการป้องกัน และ แก้ไขปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
6. เพื่อประโยชน์ในการวางแผน เพื่อเสียภาษีได้อย่างถูกต้องและประหยัด
การจัดทำบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้ทราบกำไรขาดทุนที่แน่ชัด สามารถวางแผนภาษีอากรได้อย่างเหมาะสม ประหยัด และ เสียภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

ถ้าจะถามว่าทำไมเลือกเรียนบัญชีผู้เขียนคงตอบได้เพียงว่าเพราะโชคชะตาพาไปเพราะในวัยนั้น ไม่ได้เลือกเรียนเพราะ เห็นความสำคัญของงานบัญชีแต่อย่างใด ในขณะที่เรียนนั้นก็เข้าใจบ้าง ไม่เข้าใจบ้าง เดบิต เครดิต แบบงู งู ปลา ปลา เมื่อเรียนจบมาในระยะแรก ได้เข้าเป็นพนักงานบัญชีของบริษัทคนไทยก็ได้รู้รสถึงความยุ่งยากของการปิดบัญชี ห้าเล่มด้วยมือ และวิธีคิดแบบคุณละเอียดที่ต้องรอเอกสารที่เกี่ยวข้องมาลงบัญชีให้ครบทุกใบ ต้องเล่นไล่จับให้ เดบิตเท่ากับเครดิต อยู่ทุกเดือนจึงมักทำให้การปิดบัญชีล่าช้าไปประมาณ สองหรือสามเดือนอย่างสม่ำเสมอเจ้านายก็ไม่เคยสนใจ ขอเพียงแค่เดือนห้า สามารถปิดบัญชีของปีก่อนไปส่งสรรพากรได้ก็ถือว่ายอมรับได้ จะมาเริ่มเข้าใจว่า การทำบัญชีนั้นสำคัญไฉนก็เมื่อเข้าทำงาน ในบริษัทข้ามชาติ ที่เมื่อยี่สิบปีก่อนเขาก็ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัญชีแล้ว ที่นี่ ทำให้ชอบการทำบัญชีขึ้นมาอีกเล็กน้อย เพราะการทำบัญชีด้วยคอมฯ ไม่มีคำว่าเดบิต เครดิตไม่ลงตัว แต่ความกดดันก็เริ่มเกิด เพราะในปีที่เริ่มทำงานนั้น ที่นี่จะมีตาราง เวลากำหนดไว้เลยว่าต้องปิดบัญชีภายใน วันที่ 15 ของเดือนถัดไป เพราะต้องส่งรายงานข้ามประเทศไปยังบริษัทแม่ ให้ทัน ในวันนั้นเป็นครั้งแรกในชีวิตที่เห็นและมีส่วนร่วมกับการปิดให้ทันกำหนดแบบสว่างคาตา ที่นี่ทำให้ได้เรียนรู้วิธีคิดในการปิดบัญชี ที่ต่างไปจากแนวทางแบบไทยไทย นั่นก็คือเจ้านายจะสอนว่าในการปิดบัญชีถ้าได้ตัวเลขที่ถูกต้องเพียงแปดสิบเปอร์เซ็นต์ แต่ปิดได้ทันเวลา ยังดีกว่าได้ข้อมูลที่ถูกต้องร้อยเปอร์เซ็นต์ในอีก สอง สามเดือนถัดไป ซึ่งไม่สามารถใช้ในการตัดสินใจได้แล้ว ดังนั้นหากข้อมูลใดยังไม่ได้มาก็จะใช้วิธีตั้งค้างรับค้างจ่ายเอาไว้ก่อน อีกอย่างหนึ่งที่ต่างกันคือในระบบสากลเขาจะไม่อนุญาต ให้กลับไปแก้ตัวเลขเดือนที่ผ่านไปแล้ว ถ้าพบที่ผิดของเดือนเก่าก็ให้นำมาปรับปรุงในเดือนปัจจุบัน ในระยะเวลาสิบปีในการ ทำงานที่นั่น สิ่งที่เห็นก็คือเขาจะเห็นความสำคัญของการพัฒนาระบบบัญชี เพื่อลดงานซ้ำซ้อน ลดการผิดพลาด เพื่อให้ปิดบัญชี ได้อย่างถูกต้องและ รวดเร็ว ในปีสุดท้ายก่อนอำลาจากที่นั่นผู้เขียนจำได้ว่าใช้เวลาปิดบัญชีเพียงห้าวันทำการนับจากสิ้นเดือนก่อน ในทุกต้นเดือนจะมีการประชุมอย่างจริงจังของผู้จัดการแต่ละแผนกโดยนำข้อมูลจากรายงานมาถกกันเพื่อกำหนดแผนงานในอนาคต สิ่งที่ผู้เขียนเห็นคือบริษัทฯ นี้มีการเติบโตอย่างก้าวกระโดดเพราะเขาให้ความสำคัญกับบัญชีเพื่อการจัดการ ผู้เขียนแอบคิดเสมอว่า ถ้าบริษัทไทย ไทย ของเรา สามารถมีระบบบัญชีที่ทันสมัยแบบเขาและมีตัวเลขผลการดำเนินงานที่ถูกต้อง และทันต่อเหตุการณ์ ใช้ในการตัดสินใจ เราก็เติบโตแบบก้าวกระโดดได้เหมือนกัน บริษัทข้ามชาติจะเน้นการทำบัญชีชุดเดียวแต่ก็ไม่เสียภาษีมากเกินไป เพราะเขาจะให้ความสำคัญในการวางแผนภาษี ซึ่งทำให้มีการเสียภาษีอย่างถูกต้องแต่ประหยัด ที่กล่าวมาทั้งหมดก็เพียงเพื่อจะบอกและชักชวนท่านว่า